Par Nathalien Boudonnet Valerius

La nature des services télécoms offerts par les entreprises se diversifie. Auparavant restreints aux seules catégories de la data voix fixe et voix mobile, ils peuvent dorénavant intégrer à la fois un accès mobile, un lien point à point mais également un asset cloud prenant la forme d’une ressource « as a service ». Cette diversité entraîne une complexité supplémentaire dans la gestion du cycle de vie de ces produits et dans la construction des budgets télécoms.

C’est entre autres pour répondre à ces problématiques qu’est né le concept de Telecom Expense Management (TEM) avec un objectif précis : optimiser au mieux les dépenses télécom.

Quelle place pour le TEM dans les entreprises ?

Certes, l’objectif initial du TEM est de faire des économies et pour cela, maintenir des inventaires techniques et financiers est suffisant. Néanmoins cet objectif se heurte à un obstacle majeur dans l’entreprise. La plupart du temps ces inventaires sont gérés par différents services et malheureusement il existe rarement des canaux de communication entre eux. Il n’y a donc pas suffisamment de contrôle ni de corrélation entre les visions des équipes techniques et financières. L’équipe TEM, souvent point de liaison entre ces différentes entités, ne suffit pas à elle-même pour aligner l’ensemble des acteurs impliqués sur les objectifs de l’entreprise.

Quel TEM pour les DSI ?

Il y a plusieurs manières d’appréhender le TEM. Le « fast TEM » répond à un besoin ponctuel d’une entreprise qui souhaite épurer en quelques mois les dépenses inutiles au niveau de son parc télécom. Cette démarche, qui prend la forme d’un audit mené par la DSI, est efficace mais ne constitue pas une réponse pérenne à l’objectif de réduction des coûts. Le « fast TEM » pourrait être assimilé à une opération coup de poing qui ne s’attarde pas réellement aux causes et raisons de la mise en place de cet audit.

Le « full TEM » quant à lui est une solution qui nécessite une réflexion plus poussée et une maturité en termes d’organisation et de processus. Le « full TEM » s’intéresse davantage aux manquements et/ou dysfonctionnements en termes d’organisation mais également de processus.

Le choix entre ces deux approches peut se faire selon plusieurs facteurs : volume des assets télécom en gestion, diversité de ces mêmes assets (data, voix fixe, mobile, cloud etc.) ou encore taille et granularité de l’entreprise ciblée.

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Vers un TEM « mature » ?

Un TEM « mature » permet à l’entreprise de rationaliser et de maîtriser son parc pour envisager les économies sur le long terme et non uniquement sur le court terme. Le cas contraire pourrait être révélateur d’un dysfonctionnement en termes de suivi. Avoir un « TEM mature », nécessite dès lors de suivre de A à Z le cycle de vie de l’ensemble des services télécom, de leur négociation contractuelle à leur installation technique, en passant par leur renégociation tarifaire, leur facturation, leur refacturation et leur décommissionnement. Plusieurs briques rentrent en ligne de compte tout au long de ce cycle : le pilotage contractuel, l’approvisionnement, la facturation/refacturation ou encore le budget.

Selon l’entreprise, les briques ne sont pas toujours sous la responsabilité d’une seule et même équipe. Il est donc essentiel que des canaux de communication soient établis entre les entités en charge des « achats », les entités techniques et celles en charge du « budget » et de la comptabilité. Les processus de chacun doivent également être pensés et adaptés en communs pour que le déroulement de ce cycle se fasse avec un minimum de contraintes.

Quid des outils du marché ?

Un outil de Telecom Expense Management seul, contrairement à ce que peuvent annoncer certains acteurs du marché, ne permet pas de faire du TEM de manière efficace. Il trouvera tout son sens uniquement s’il est déployé en tant qu’outil central autour duquel gravitent l’ensemble des briques liées au cycle de vie des assets que nous avons mentionnées plus haut. Il permettra d’être une base centrale, pour l’ensemble des parties prenantes, d’un point de vue inventaire, contrats, factures. L’outil TEM doit être vu comme l’aboutissement d’une démarche TEM mature, il n’est qu’une manière d’industrialiser et d’automatiser l’activité TEM.

Le TEM, philosophie de gestion pour l’entreprise ?

Considérer le Telecom Expense Management comme un synonyme de « réduction de coût » est un raccourci vendeur mais biaisé. L’entreprise doit considérer le TEM comme une approche à mettre en place au niveau de l’organisation et des processus dans leur globalité pour avoir une meilleure gestion ou prise en main des assets télécom. De cette manière, elle pourra identifier des économies potentielles et surtout éviter d’avoir à en faire sur le long terme. Cette démarche peut s’appuyer sur la mise en place d’un outil dans le but d’automatiser et industrialiser l’optimisation des dépenses télécom à la seule condition que la philosophie soit adoptée par tous dans l’entreprise.