Du Telecom Expense Management au Cloud Expense Management ? Appliquer les bonnes recettes du TEM au Cloud Expense Management

Les premières notions de Telecom Expense Management (TEM) sont apparues aux Etats-Unis dans les années 1970 à la suite de l’ouverture du marché des télécoms à la concurrence et de ce fait à la complexification des offres et des tarifs.

Le marché du TEM n’a été mature que dans les années 1990 aux Etats-Unis et au début des années 2000 en Europe et en France.

Toutefois, le marché est sans cesse bousculé par l’arrivée de nouvelles technologies, dont le Cloud, de nouvelles offres et de nouveaux opérateurs (OVH par exemple).

Maîtriser ses usages cloud avec une solution TEM.

Plébiscité pour ses nombreux avantages tels que son accessibilité, son agilité, sa maitrise des coûts, le cloud computing a déjà convaincu de nombreuses DSI.

Les offres Cloud couvrent deux composantes principales : le réseau et le système. La première concerne les liens réseaux qui permettent d’interconnecter un site client, souvent un datacenter, et le cloud provider (AWS, Azure, Google…). Ces services sont majoritairement proposés par les opérateurs télécoms classiques sous formes de nouvelles offres. Néanmoins, ces services sont similaires aux services de connectivité data déjà présent dans les entreprises, qu’il s’agisse d’un lien point à point dédié ou alors d’un lien MPLS s’agrégeant au réseau MPLS global. Il s’agit de services pour lesquels un abonnement est souscrit avec un tarif fixe. Ces offres s’intègrent alors comme tout autre lien data déjà présent dans le parc télécom, sans différences particulières. Un nouvel actif est créé pour lequel une bande passante et un prix sont définis. Il est donc aisé de concilier un contrat ou un bon de commande avec une facture par simple comparaison.

La seconde composante des offres Cloud est la mise à disposition de ressources permettant l’accès à une plateforme, une infrastructure ou une application à la demande. Elle est gérée de manière différente puisqu’il s’agit de paiement à l’usage. Les challenges sont donc nombreux. La simplicité d’accès aux ressources mises en place par les fournisseurs pour favoriser l’agilité peut rapidement avoir un impact non négligeable sur la facture. Les utilisateurs ne se rendent pas forcément compte de l’impact global que peut avoir la mise à disposition de telles ou telles ressources IT. Un utilisateur peut donc engager des dépenses importantes en surdimensionnant des VMs ou en omettant de les décommisionner par exemple. Contrairement aux liens réseaux mentionnés précédemment, il n’est pas possible de prédire la facture puisqu’elle est basée sur les consommations du mois passé, comme pour les voix mobile ou fixe. A cela peuvent également s’ajouter des effets collatéraux, tel que l’utilisation accrue de la bande passante sur les différents sites.

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Pour une maîtrise optimale des services Cloud, il est nécessaire d’obtenir de la part du fournisseur de services des reportings détaillés faisant apparaître le détail d’utilisation des différents services (date, durée, utilisateur…). Une base RH à jour reprenant l’ensemble des utilisateurs et leur entité de rattachement favorisera également une meilleure gestion de la refacturation interne dans le cas d’un service centralisé.

En synthèse, la connaissance de ses usages Cloud garantit à une entreprise une meilleure maîtrise de son infrastructure et un dimensionnement adéquat.

Les solutions TEM : un premier pas vers le Cloud Expense Management.

Grâce au niveau de maturité des solutions TEM, il est possible d’intégrer une partie des offres cloud dans le processus de gestion des infrastructures. Néanmoins, une refonte du processus de gestion du cycle de vie des infrastructures est recommandée afin de prendre en compte l’ensemble des spécificités de ces nouvelles offres cloud (directions techniques différentes, facturation à la seconde, prix variable en fonction de la demande…).

Il est alors conseillé de prévoir l’intégration de ces nouvelles offres le plus tôt possible dans le processus CEM/TEM global pour une meilleure maîtrise du budget.

L’intégration des infrastructures cloud dans l’ensemble du processus CEM/TEM favorisera dans un premier temps la compréhension du nouveau périmètre afin d’améliorer la collecte et le traitement des informations tout au long du cycle de gestion. A terme, cela permettra une meilleure maitrise des différents processus (commande, facturation, inventaire, refacturation…) et donc des usages. Cette connaissance accrue de ce nouveau périmètre sera mise en valeur grâce aux différents reportings qu’il sera possible d’obtenir.

HeadMind Partners est un cabinet de conseil en management créé en 2000 qui regroupe aujourd’hui plus de 900 collaborateurs à Paris, Bruxelles, Sao Paulo, Rio et New-York. Forts d’une expérience de 8 années dans le domaine du TEM, nous avons développé depuis plus d’un an une practice dédiée au Cloud nous permettant de capitaliser sur notre expertise. Nous sommes en mesure de vous accompagner dans le lancement de votre activité TEM ou dans l’évolution de votre outil actuel pour y intégrer les offres Cloud.

Par Magali RICHIER et Malik DRINE, Décembre 2017