L’épidémie du CoVid-19 a accéléré la tendance, déjà émergente, du télétravail généralisé auprès des collaborateurs. Cela concerne tous les statuts (stagiaires, alternants…). S’ajoute à cela la tendance à mélanger travail à distance et en présentiel. Les institutions et les entreprises doivent alors adapter leurs pratiques et réorganiser leurs locaux immobiliers pour ce « new normal », bien different de l’ancien monde.

1.   Des équipes en étroite collaboration pour accompagner les transformations

Toutes ces tendances sont autant d’opportunités de transformation qui sont à l’œuvre pour les entreprises. Elles regroupent nombre d’acteurs : les équipes immobilières, mais aussi les équipes de Conduite du Changement. Leur but est d’accompagner les collaborateurs dans l’appréhension de leurs nouveaux espaces de travail. Les équipes RH, au niveau de la validation des parcours sociaux induits par ces changements. Et enfin les équipes IT pour la mise en adéquation de l’environnement informatique et de l’équipement des espaces avec les modes d’activité des collaborateurs. En effet, ces projets, qui nécessitent une parfaite adéquation des outils de travail avec le mode hybride pour remettre l’utilisateur au centre des problématiques d’usage, impactent les droits, habilitations et usages logiciels.

Des transformations organisationnelles…

Ces transformations sont multi Stream, c’est-à-dire regroupant plusieurs corps d’intervenants, comme les Ressources Humaines, l’IT. Elles révèlent des tendances lourdes dans la gestion du parc de l’immobilier de bureaux. Les bureaux restent en effet le lieu de la socialisation, du management et du travail. Ils transforment avec la généralisation du « Flex Office » ou « Environnement Dynamique ». Exit, les positions individuelles de travail nominatives, bienvenue aux positions individuelles de travail partagées ! En clair, le collaborateur fait « clean desk » (on ne laisse rien et on nettoie son bureau avant de partir le soir) et on laisse la place pour un autre collaborateur le lendemain. Les outils et moyens à disposition des salariés (ordinateurs portables compatibles avec les écrans standards installés sur toutes les positions de travail …) encouragent cette mutualisation. Cela permet une plus grande modularité des espaces. Les collaborateurs n’ont plus de casier sous leur bureau, ne peuvent plus y laisser leurs effets personnels (photos de famille …). Ils ont à la place un casier personnel verrouillé où ils peuvent laisser un jour sur l’autre leurs affaires.

…et informatiques

Les équipes informatiques sont également concernées par la croissante demande d’équipements permettant le travail hybride dans les meilleures conditions possibles. Par exemple, salles Visio compatibles avec les logiciels adoptés pour la vidéoconférence, disparition progressive de la téléphonie fixe et physique au bénéfice des softphones (pour faire de la téléphonie par internet). Les liens entre IT et Immobilier s’en ressentent, avec par exemple de nouveaux espaces collaboratifs repensés, plus grands et polyvalents, pouvant parfois accueillir sur réservation des équipes entières (séminaires, plénières …).

2. Des espaces repensés et réorganisés

Moins de surface…

On assiste alors à une refonte et une augmentation du volume des espaces dits « collaboratifs » (espaces de réunion formels ou non-formels) et de « convivialité » (espaces de pause, dotés de machines à café ou autres distributeurs de snacks et boissons). Ces lieux permettent de faciliter les échanges « dans la vraie vie » entre les collaborateurs (quand ils sont sur site, et pour profiter de plus d’émulations). Cela permet aussi de mieux gérer les équipes en mode projet, avec l’installation de tableaux blancs ou autres Kanban dans les espaces. En termes économiques, l’institution s’y retrouve logiquement (au-delà des gains de productivité liés à l’émulation sus-citée). C’est grâce à la baisse du taux de mutualisation, c’est-à-dire le ratio entre le nombre de positions individuelles de travail et le nombre de collaborateurs dans les services, en dessous de 1. Cela étant rendu possible par le télétravail, et avec un lissage des jours de présence sur site adéquat (faire venir le bon nombre de personnes selon les jours dans les équipes).

Ainsi, les grands Campus d’entreprise, par exemple, peuvent être rationalisés. Le but est de réduire l’empreinte et les impacts immobiliers des institutions, rassembler les équipes autrefois séparées en pôles de compétences et favoriser les synergies entre elles. Les grands Groupes peuvent faire basculer les bâtiments en immeubles multi occupants, en faisant cohabiter plusieurs métiers dans le même espace. Les entreprises délaissent leurs locaux dans les capitales au profit des infrastructures plutôt situées en périphérie. Et parfois, l’opportunité de revendre des bureaux centraux à bon prix, permet ici aussi de significatives économies.

…plus de services

La généralisation de la pratique du travail hybride a permis la régionalisation des implantations des institutions. En effet, pour certains pôles de compétences, l’ouverture de bureaux en Région est rendue possible. Cela est dû à l’amélioration des modes de travail à distance et des moyens de communication. Il en résulte donc une meilleure qualité de vie pour les collaborateurs.

Cependant, le collaborateur n’est pas de reste avec ces tendances de fond. Il profite également d’un cadre de travail plus agréable et adapté au « new normal ». Il est maintenant courant d’avoir une salle de sport, ou une conciergerie, directement dans les immeubles de bureaux. Ces locaux sont à disposition immédiate pour l’ensemble des collaborateurs. Les institutions sont bien obligées de travailler sur la gestion de leurs talents, l’attractivité et la rétention des collaborateurs doit être aidée de ces tendances.

Pour synthétiser, la généralisation du télétravail, a rendu possible la transformation des espaces de bureaux. Ainsi, les collaborateurs de tout statut profitent de la digitalisation des interactions professionnelles, avec un cadre de travail amélioré. Les entreprises, quant à elles, peuvent profiter d’économies substantielles sur les loyers.

Headmind Partners accompagne ses clients dans la transformation de leur parc immobilier afin d’en garantir la meilleure valorisation et utilisation. Nos consultants travaillent avec les Directions immobilières afin d’élaborer des Schémas Directeurs immobiliers ou de transformer les environnements de travail.

Article rédigé par Clément Gasc, consultant chez Headmind Partners membre du Lab IMMO.

SOURCES

• Andrh.fr : Ranjan, Seelallsing « L’entreprise en mode hybride : mode d’emploi » consulté le 29/09/2022. Disponible à l’adresse : https://www.andrh.fr/article/L-entreprise-en-mode-hybride-mode-d-emploi
• MyFlexOffice.fr : « Le « Flex Office, c’est quoi concrètement ? » consulté le 29/09/2022. Disponible à l’adresse : https://www.myflexoffice.fr/blog/flex-office/
• Ardan France : « Pourquoi implanter son entreprise en région ? » consulté le 29/09/2022. Disponible à l’adresse : https://ardan-france.fr/pourquoi-implanter-son-entreprise-en-region/