Comment garantir la performance financière d’une migration réseau ou les 3 clés pour anticiper au mieux l’impact financier d’un tel projet

Face à un besoin de rafraîchir un parc réseau vieillissant, de diminuer ses coûts d’exploitation Réseau ou encore d’accéder aux dernières possibilités techniques du marché, les entreprises prennent la décision de migrer leur réseau (WAN, LAN, internet…), la plupart du temps en changeant d’opérateur.

Or un tel projet a un coût financier certain – la valeur moyenne est de plusieurs millions d’Euros pour une grande entreprise et peut parfois concerné plusieurs dizaines (voire centaines) de sites à travers le monde. Pour accompagner les entreprises dans de tels projets, les équipes de IT Advisory sont amenées à mener une analyse d’impacts financiers, c’est à dire réaliser un business case qui qualifie l’impact financier de ce projet sur les 5 ans à venir, donnant ainsi les clés objectifs aux décideurs de lancer ou non le dit-projet.

Pour aider les entreprises à se poser les bonnes questions et à adopter les bons réflexes, cet article revient sur les 3 étapes clés souvent oubliées, voire négligées mais dont l’impact est crucial dans la formalisation du business case. En partageant les bonnes pratiques et en montrant les interactions entre les problématiques financières et opérationnelles, vous aurez toutes les cartes en main pour prendre la décision la plus performante financièrement.

1- Fiabiliser sa baseline

Dans tout projet d’analyse d’impact financier d’un projet, il est essentiel de bien connaître sa situation de départ. Cela permet évidemment de mieux prédire de futures possibles économies ou dépenses. Construire sa baseline de coûts est donc une étape cruciale à réaliser en priorité.

Il s’agit dans un premier temps d’identifier le noyau dur de la baseline, l’ensemble des coûts récurrents des liens réseau à migrer dans le cadre du projet et de les regrouper. En complément de ce noyau, certains liens qui ne sont pas concernés par les migrations peuvent être intégrés si le projet permet de les résilier (par exemple : un lien point à point entre deux sites devenu obsolète). Certaines activités sous-traitées jusqu’alors et qui seraient reprises par le nouvel opérateur dans le cadre d’un service managé. Et enfin, il faut également prendre en compte le matériel réseau (routeurs, switchs, …) dans le cas où celui-ci a été acheté et amorti lors du dernier projet de migration, et connaitre la valeur résiduelle restante de chaque équipement.

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Même si récupérer et consolider toutes ces informations peut s’avérer assez complexe du fait d’un suivi uniquement basé sur des informations fournisseurs, d’un périmètre piloté par différentes entités, parfois dans plusieurs pays, etc…. disposer d’une baseline initiale fiable et validée par l’ensemble des parties prenantes est un point-clé pour obtenir un business case final dans lequel les décideurs finaux puissent avoir confiance.

2- Analyser les contrats

Se projeter dans le futur projet est important mais attention aux coûts liés à la sortie du contrat avec l’ancien fournisseur. Nous ne pourrons que vous recommander de prendre le temps de bien analyser dans le détail les contrats signés avec le fournisseur actuel lors du dernier projet de migration. On n’est jamais à l’abri de mauvaises surprises… Répondez bien à l’ensemble de ces questions : Quel est le délai de résiliation contractuel d’un lien ? Quelles sont les pénalités de résiliation anticipée pour un lien toujours engagé ? Est-ce que les interventions du fournisseur dans le cadre de la migration vers un nouvel opérateur sont déjà tarifées ? Est-ce qu’il existe des frais de décommissionnement supplémentaires ?

Soyez bien vigilant aux clauses contractuelles, ne partez pas du principe que les délais de pénalités appliqués dans le cadre de vie classique du contrat s’appliquent. Prendre le temps de bien relire les contrats permet d’éviter des surcoûts projets imprévus lors du déploiement et de ne pas prendre de mauvaises hypothèses sur des sujets sensibles comme le double run.

3- Consulter les opérationnels

Maintenant que la baseline est fiable, que les coûts liés à l’ancien fournisseur sont anticipés, il est désormais temps de se tourner vers les équipes opérationnelles pour valider avec elles les hypothèses de déploiement. Deux questions principales à se poser : quel planning et quelle stratégie de résiliation ?

Le planning de migration aura un impact direct sur les coûts du projet (jours/homme projet, durée de la double facturation des datacenters, etc.). Projet étalé dans le temps ou resserré au maximum ? Migrations en week-end et heures non ouvrées exclusivement ou sur des plages horaires classiques dès que possible ? A quelle date peut-on démarrer les migrations ? Proposer un planning projet qui optimise les coûts au maximum a tout d’une fausse bonne idée. Là encore, pour emporter l’adhésion des décideurs finaux il est essentiel de proposer un business case qui se base sur un planning qui respecte les recommandations des équipes opérationnelles.

En ce qui concerne la stratégie de résiliation, la question sous-jacente est de savoir s’il est possible d’optimiser la durée du double run. Pour les datacenters, pas de débat possible, il est nécessaire de les comptabiliser en facturation chez les deux fournisseurs tout au long du projet. Pour les sites pilotes, jouer la sécurité et partir du principe qu’ils ne seront résiliés qu’une à deux semaines après les migrations semble être la meilleure option. En revanche, pour les autres sites, et toujours en accord avec l’avis des opérationnels, il peut être intéressant d’anticiper les résiliations. Cela permettra ainsi d’optimiser la durée du double run et de réduire les coûts projets.

Vous disposez désormais des éléments clés pour cadrer financièrement un projet de migration réseau. En vous posant l’ensemble de ces questions, vous serez ainsi armé pour justifier facilement vos hypothèses. Les valideurs financiers auront donc les cartes en main pour prendre leur décision en toute confiance et toute connaissance de cause. Si vous souhaitez développer l’approche de l’analyse des impacts financiers d’un projet IT, les équipes IT Efficiency de la Business Unit IT Advisory de HeadMind Partners se feront un plaisir de répondre à vos questions.