BYOL, comment transférer ses licences dans le cloud

Par Adrien Le Feuvre, Alexandre Valle, Edouard Finoki, Hugues Marlin, Marion Chatelain et Reda Benbelaid

A première vue la transition vers le cloud public n’offre que des avantages pour la gestion des licences.  Sur une plateforme physique en propre, l’entreprise est responsable des licences logicielles installées sur ses serveurs… ainsi que de sa conformité vis-à-vis de l’éditeur. En faisant appel à un fournisseur cloud, les ressources et licences informatiques nécessaires sont facturées en conséquence et la charge de gestion des licences devrait se réduire, voire disparaitre pour l’entreprise (en particulier sur les SaaS et PaaS) : plus de risque de non-conformité ni de confusion sur les termes d’utilisation.

Pourtant le transfert des licences peut s’avérer complexe à opérer et implique une gestion fondamentalement différente de celle des environnements informatiques traditionnels. L’opération doit être alignée avec la stratégie d’achat de la DSI de l’entreprise pour assurer l’optimisation de ses dépenses tout en respectant les contraintes des éditeurs et des Cloud Service Providers (CSP).

De nouvelles contraintes

Dans le cloud, où les services sont provisionnés, configurés, reconfigurés et libérés en quelques minutes ; la gestion des licences s’oriente vers un rythme de changements rapide. Le risque de mise en œuvre frauduleuse ou inadéquat se trouve renforcé par la facilité et la rapidité de l’approvisionnement. La nature de ces risques varie en fonction des modèles de services choisis SaaS, PaaS, IaaS.

Pour les solutions SaaS, le CSP fournis les licences, mais ces dernières peuvent comporter des contraintes d’usage telles que l’accès au service à partir de zones géographiques interdites, le partage de comptes utilisateur, l’accès des comptes de service, l’accès à des non-employés (entrepreneurs, fournisseurs ou clients) ou l’utilisation de plugins payants. Par ailleurs, le fonctionnement on-demand laisse entendre que les licences inutilisées ne sont pas comptabilisées; cette interprétation, souvent erronée, peut avoir un impact financier important dû au paiement de services inutilisés.

Les modèles de livraison PaaS et IaaS posent d’autres problèmes de gestion des licences puisqu’une organisation peut être amenée à déployer ses licences sur les infrastructures du CSP. Les règles de calculs liées à la virtualisation peuvent avoir des implications financières importantes en fonction des composants physiques sur laquelle repose la plateforme virtuelle. L’organisation cliente n’a plus la maîtrise (ni la connaissance) des composants physiques d’une plateforme virtuelle chez un CSP et peut être fortement défavorisée sur les tarifs lors des calculs de licence.

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Dans certains cas, le transfert de licences vers le cloud peut être interdit, faire l’objet de restrictions, exiger une pré-approbation par l’éditeur du logiciel ou entraîner des coûts supplémentaires. Par ailleurs, en cas de réversibilité, la récupération des licences d’une organisation à partir du cloud peut ne pas être autorisée.

Les bonnes pratiques

Dans le cadre d’une transformation, les équipes de Software Asset Management doivent revoir leurs contrats de licence et discuter avec leurs CSP pour comprendre les règles régissant l’utilisation de leurs logiciels dans le cloud. La négociation de certains contrats nécessite de prêter une attention particulière aux conditions contractuelles qui lient le client à l’éditeur et au CSP:

–              S’assurer de l’entité légale responsable de la conformité logicielle et des engagements vis-à-vis de l’éditeur

–              Prendre connaissance de l’ensemble des règles de comptages qui sont appliqués dans le Cloud

–              Vérifier les conditions appliquées sur la scalabilité: les seuils techniques et durées d’application des licences, effets de palier, les règles de déploiement et de dé-commissionnement, l’automatisation…

–              Identifier les moyens de mesure et de reporting mis à disposition par le CSP.

L’expansion du cloud permet aux éditeurs de développer de nouvelles offres avec des modalités de licensing spécifiques. En conséquence, leurs conditions tarifaires dans le cloud continuent d’évoluer et peuvent impacter les couts d’hébergement chez un provider.

C’est, par exemple, le cas d’Oracle, qui pénalise les environnements Amazon en y appliquant des règles spécifiques. Il convient donc de se tenir au fait des annonces des éditeurs, de s’assurer des impacts d’une modification de leurs conditions financières et, le cas échéant, prévoir la réversibilité vers une autre solution.

Lors de transferts d’applications vers le cloud (BYOL : Bring Your Own License), le premier réflexe à avoir est d’obtenir de la part de l’éditeur des réponses écrites et claires définissant :

• La possibilité de conserver/migrer ses actifs logiciels (environnements autorisés, conversion, ratio…)
• Les modalités de transfert
• Les règles de comptages (métriques)
• Les conditions tarifaires
• La réversibilité

Par exemple, pour la transposition de licences Microsoft sur une plateforme Cloud, il faut s’assurer que ces licences sont bien couvertes par la Software Assurance (maintenance des licences Microsoft).

Si, toutefois, vous utilisez des licences OEM Microsoft (rattachées au Hardware), vous devez prendre en considération leur non-transférabilité puisqu’il s’agit d’une licence préinstallée et liée à l’équipement.

Même s’il en améliore certains aspects, le cloud ne mettra pas fin aux problèmes de conformité de licences, il en créé de nouveaux. Pour surmonter ces défis, une gestion efficace des asset logiciels avec l’appui d’équipes spécialisées reste obligatoire.

Software Asset Management en temps réel

Les équipes de Software Asset Management doivent être impliquées en amont des projets de transformation cloud afin de les accompagner. Leur expertise sur les licences et le modèle de facturation des éditeurs permettront au projet de conserver la maîtrise des actifs logiciels, d’optimiser les coûts liés aux licences et de réduire les risques contractuels.

La transformation touchera aussi les équipes SAM dans leur fonctionnement : ils devront s’appuyer davantage sur des politiques et des contrôles automatisés afin de répondre à la nature dynamique et temps réel de l’approvisionnement Cloud.

Source : BSA –  Navigating the cloud.